Zwei Nutzungsfälle sauber trennen

Ein Betrieb kauft meist Unterstützung für die Zusammenarbeit mit seiner ärztlichen Stelle. Ein betriebsärztlicher Dienst braucht zusätzlich Werkzeuge für die eigene Leistungserbringung. Ein gemeinsamer Produktname sagt noch nicht, welche dieser Aufgaben enthalten sind.

  • Betrieb: Ansprechpartner, Arbeitsbereiche, Unterlagen, Einsätze und offene Maßnahmen koordinieren; nur die jeweils zulässigen Informationen erhalten.
  • Ärztlicher Dienst: mehrere betreute Unternehmen, Personal, Räume und Fahrten planen; medizinische Dokumentation und gegebenenfalls Abrechnung geschützt führen.

Klären Sie zuerst, wer die Software beschafft und administriert. Ein Arbeitgeberzugang zum System des Dienstes kann genügen. Eine eigene Praxisinstallation ist keine Voraussetzung für einen solchen Zugang und ersetzt umgekehrt keine vereinbarte betriebsärztliche Betreuung.

Arbeitgeberworkflow präzise abgrenzen

Dieser Leitfaden bewertet die Übergaben zwischen Arztpraxis und Unternehmen: Welche Informationen braucht die ärztliche Stelle vor einem Einsatz, welche kommen danach zurück? Den Vergleich ganzer Systemklassen mit medizinischer Dokumentation, Arbeitgebermodulen und Schnittstellen finden Sie unter Arbeitsmedizin Software.

Wenn Sie ein vorhandenes Arztsystem behalten, prüfen Sie hier vor allem Betriebsakte, Planung und Ausgabewege. Wenn Sie dagegen die gesamte Systemlandschaft ersetzen wollen, beginnen Sie mit Arbeitsmedizin Software. Die konkrete Nachweisführung gehört zu Vorsorgekartei Software, Eignungsprozesse zu Eignungsuntersuchung Software.

Was Arbeitgeber organisieren müssen

Eine brauchbare Betriebsakte verbindet vereinbarte Betreuung mit dem konkreten Arbeitsplatz. Prüfen Sie, ob Kontakte und Standorte eindeutig sind, Unterlagen einen erkennbaren Stand haben und offene Rückfragen einer zuständigen Person zugeordnet werden können.

Für Vorsorge muss der Arbeitgeber der ärztlichen Stelle erforderliche Informationen über die Arbeitsplatzverhältnisse geben und eine Begehung ermöglichen, insbesondere mit Bezug zur Gefährdungsbeurteilung. Das folgt aus § 3 Absatz 2 ArbMedVV. Für die Softwareauswahl heißt das: Nicht nur Dateien hochladen, sondern den richtigen Arbeitsbereich und die aktuelle Fassung auffindbar machen.

Datenbereich In der Vorführung klären
Betriebsakte Welche Kontakte, Verträge, Begehungsunterlagen und betrieblichen Empfehlungen sind enthalten? Wer darf jedes Dokument sehen?
Ärztliche Personenakte Wo bleiben Anamnese, Befunde und medizinische Notizen? Diese Akte darf nicht durch eine gemeinsame Betriebszuordnung freigegeben werden.
Arbeitgeberkartei Wo werden die vorgesehenen Vorsorgenachweise geführt? Vermeiden Sie einen zweiten, widersprüchlichen Bestand im Terminportal.

„Betriebsakte“ ist eine Funktionsbezeichnung, kein Freibrief für sämtliche Anhänge. Legen Sie mit dem Dienst fest, welche Dokumentarten ausdrücklich für den Arbeitgeber bestimmt sind.

Termine, Vorsorge und Bescheinigungen

Einsatzplanung umfasst mehr als freie Kalenderfelder. Für einen Vor-Ort-Tag können Anfahrt, ein geeigneter Raum, Assistenz, Begehung und Einzeltermine zusammenkommen. Lassen Sie zwei kollidierende Buchungen anlegen: Wird der Konflikt nur angezeigt, verhindert oder über eine dokumentierte Ausnahme gelöst?

Eine Verschiebung muss die vorgesehenen Beteiligten erreichen, ohne Diagnosen oder vertrauliche Gesprächsinhalte in gemeinsam sichtbare Kalendertexte zu übernehmen. Prüfen Sie Terminportale auch aus Beschäftigtensicht: Kann eine Person buchen oder absagen, ohne den Kalender anderer Beschäftigter einzusehen?

Gebuchter Einsatz, tatsächlich geleistete Betreuung und Vorsorgenachweis sind verschiedene Sachverhalte. Die Bescheinigung nach § 6 Absatz 3 ArbMedVV bestätigt Vorsorgetermin, Datum und Anlass sowie den nächsten ärztlich angezeigten Zeitpunkt, nicht die Befunde. Eine Betriebsbegehung erzeugt keinen individuellen Vorsorgenachweis.

Schweigepflicht und Datenschutz

§ 8 ASiG schützt die fachliche Unabhängigkeit und verpflichtet Betriebsärzte zur ärztlichen Schweigepflicht. Ein Arbeitgeber darf deshalb nicht allein über seine Administratorrolle Zugriff auf medizinische Inhalte erhalten.

Prüfen Sie nicht nur Bildschirmmasken: Suchtreffer, Benachrichtigungen, Serienbriefe, Downloads und Supportzugänge können andere Inhalte zeigen. Verlangen Sie eine nachvollziehbare Rechtevergabe und klären Sie mit den Datenschutzverantwortlichen insbesondere Datenstandorte, Dienstleisterzugriffe, Vertragsrollen sowie Sicherung, Rückgabe und Löschung. Ein Werbehinweis auf „DSGVO-Konformität“ ersetzt diese Prüfung nicht.

Auch eine neutral formulierte Empfehlung kann personenbezogen bleiben. Soll ein Tätigkeitswechsel ausschließlich wegen persönlicher medizinischer Gründe mitgeteilt werden, verlangt § 6 Absatz 4 ArbMedVV die Einwilligung der betroffenen Person. Die ausführliche Abgrenzung erläutert Betriebsarzt Schweigepflicht.

Zusammenarbeit mit Sifa und Verantwortlichen

Eine betriebliche Empfehlung sollte als bearbeitbare Aufgabe ankommen, nicht bloß als PDF im Postfach. Fiktives Beispiel: Bei einer Begehung fällt ein ungünstig eingerichteter Packplatz auf. Der Dienst übergibt die betriebliche Empfehlung mit Bezug zum Arbeitsplatz; die verantwortliche Führungskraft plant die Änderung, die Sifa unterstützt die Prüfung.

Lassen Sie in der Demo den Weg vom Begehungseintrag zur Maßnahme und zurück zeigen. Bleiben Ursprung, Zuständigkeit, Frist und Rückfrage sichtbar? Wird eine abgelehnte oder noch ungeprüfte Empfehlung von „umgesetzt“ unterschieden? Der allgemeine Ablauf der Betreuung steht unter Arbeitsmedizinische Betreuung; hier geht es um die technische Übergabe zwischen Beteiligten.

Auswahlkriterien

Die folgenden Beispiele stammen aus öffentlich zugänglichen Anbieterbeschreibungen, geprüft am 27. September 2026. Sie sind keine Rangliste und wurden nicht praktisch von uns getestet. Entscheidend ist der vertraglich verfügbare Umfang der vorgeführten Konfiguration.

Beispiel Anbieterangabe und passende Rückfrage
Vertinex Beschreibt Betriebsakten, Begehungen und Tätigkeitsnachweise. Welche Übergaben an andere Abteilungen benötigen zusätzliche Produkte?
SAmAs Nennt Ressourcenplanung, Verträge und Abrechnung. Kann die konkrete Konfiguration Fahrzeiten und gemeinsam benötigte Ressourcen berücksichtigen?
Armedo Beschreibt eine ärztliche Plattform mit optionaler Unternehmensseite. Welche Informationen werden zwischen beiden Seiten tatsächlich übertragen?
docdoors Stellt die Terminabstimmung zwischen Betrieb, Beschäftigten und Arzt in den Mittelpunkt. Welches System führt daneben Betriebsakte und medizinische Dokumentation?
ERGODAT Beschreibt mit ERGONOMED ärztliche Dokumentation; die Produktfamilie enthält getrennte Arbeitgeberfunktionen. Welche Module und Übergaben sind im Angebot enthalten?
tomedo Beschreibt betriebsbezogene Übersichten und Serienausgaben. Wie werden Empfänger getrennt? Das spezielle Arbeitsmedizin-Abrechnungsmodul wird auf der Seite noch als angekündigt beschrieben.

Kosten nach Einsatzmodell vergleichen

Fordern Sie getrennte Positionen für ärztliche Arbeitsplätze, betreute Unternehmen, Arbeitgeberzugänge, mobile Nutzung, Portale und Schnittstellen an. Hinzu kommen Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Fragen Sie bei Vertragsabrechnung nach Reise-, Vorbereitungs- und Begehungszeiten sowie nach dem tatsächlich verfügbaren Modul. Eine angekündigte Erweiterung gehört nicht ohne klare Vereinbarung zum heutigen Leistungsumfang.

Demo: Ein Arzt, zwei Betriebe, getrennte Ausgaben

Nutzen Sie ausschließlich erfundene Unternehmen und Personen. Dieses redaktionelle Testszenario beschreibt gewünschtes Verhalten, keinen von uns durchgeführten Produkttest und keine medizinische Untersuchung.

  1. Tag planen: Betrieb A erhält morgens eine Begehung, Betrieb B später Einzeltermine an einem anderen Ort. Tragen Sie dieselbe ärztliche Person und benötigte Assistenz ein. Eine Verschiebung bei A soll den Konflikt mit Anfahrt und Beginn bei B sichtbar machen.
  2. Betriebe trennen: Melden Sie sich mit zwei unterschiedlichen Arbeitgeberzugängen an. A darf weder Personen noch Dokumente von B sehen. Kontrollieren Sie auch Suche und Kalenderübersichten, nicht nur die Startseite.
  3. Inhalte unterscheiden: Erfassen Sie bei A eine betriebliche Packplatz-Empfehlung. Schreiben Sie zusätzlich den bedeutungslosen Marker „TEST-ARZTAKTE“ ausschließlich in eine geschützte medizinische Testakte. Er darf in keiner Arbeitgeberansicht, Benachrichtigung oder Ausgabe auftauchen.
  4. Serienausgabe prüfen: Erzeugen Sie je Betrieb einen zulässigen Bericht. Öffnen Sie die tatsächlichen Dateien und die Versandvorschau: Betriebsname, Empfänger, Dokumentinhalt und Anhänge müssen zusammenpassen. Eine korrekte Vorschau der ersten Datei beweist nicht die zweite.
  5. Leistung und Aufgabe nachhalten: Erfassen Sie den tatsächlich geleisteten Einsatz getrennt vom Plantermin. Übergeben Sie die Packplatz-Aufgabe an A. Prüfen Sie, ob Rückmeldung und Nachkontrolle auffindbar bleiben, ohne medizinische Notizen in den Tätigkeitsnachweis zu kopieren.

Halten Sie Abweichungen mit Anbieter, Produktversion, benötigtem Zusatzmodul und zuständiger Person fest. Ein unbelegtes „geht später“ ist kein bestandener Test. Klären Sie vor Einführung zudem, wie Betriebsunterlagen und offene Aufgaben bei einem Dienstleisterwechsel übergeben werden; die medizinische Akte ist davon getrennt zu behandeln.

Grenzen von ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot unterstützt Gefährdungsbeurteilungen, PDF-Ausgaben, gespeicherte Beurteilungen, Maßnahmen, Fristen, Versionen und den durch Workspace-Verantwortliche dokumentierten Unterweisungsstatus. Damit können allgemeine betriebliche Maßnahmen bearbeitet werden.

Eine medizinische Praxisverwaltung, spezialisierte Arzt-Terminbuchung, Vorsorgekartei oder automatische Bescheinigungsübergabe gehört nicht zum ausgewiesenen aktuellen Funktionsumfang. Getrennte Berater-Kundenmandanten sind geplant und nicht im Kauf enthalten. Das obige Zwei-Betriebe-Szenario ist daher kein Leistungsversprechen für ArbeitsschutzPilot. Verwenden Sie allgemeine Aufgabenfelder nicht als Ersatz für medizinische Akten oder fehlende Fachmodule.