Fremdfirmenkoordinator im Betrieb

Was ist ein Fremdfirmenkoordinator?

Ein Fremdfirmenkoordinator ist die Person, die Arbeiten verschiedener Unternehmen aufeinander abstimmt, damit Gefahren an den Schnittstellen nicht zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer liegen bleiben. Maßgeblich ist nicht die Stellenbezeichnung, sondern die übertragene Koordinationsaufgabe.

Die DGUV Regel 100-001 spricht neutral von der Person, welche die Arbeiten aufeinander abstimmt. Im Betrieb heißen vergleichbare Funktionen unter anderem:

• Fremdfirmenkoordinator oder Fremdfirmenkoordinatorin
• Koordinator für Fremdarbeiten
• Sicherheitskoordinator für Fremdfirmen
• Auftrags- oder Bereichskoordinator, wenn die Zuständigkeit entsprechend definiert ist

Im Fremdfirmenmanagement ist der Koordinator eine Rolle innerhalb des Gesamtprozesses. Auswahl und Beauftragung, Vertragsanforderungen, Koordination, Unterweisung, Kontrollen und Abschluss gehören zusammen. Die Rolle allein ersetzt diesen übergeordneten Fremdfirmen-Arbeitsschutzprozess nicht.

Auf Englisch gibt es keine überall verbindliche Übersetzung. Je nach Aufgabenprofil sind contractor coordinator, external contractor coordinator oder contractor safety coordinator verständlich. In Verträgen sollte deshalb nicht nur der Titel übersetzt werden, sondern auch Aufgaben, Befugnisse und Geltungsbereich.

Wann ist ein Fremdfirmenkoordinator Pflicht?

Nicht jeder Fremdfirmenkontakt verlangt automatisch einen eigenen Koordinator. Zunächst sind Zusammenarbeit, erforderliche Abstimmung und Weisungsbefugnis zu unterscheiden. Daneben können spezielle Vorschriften eine Bestellung verlangen.

Situation	Folge für die Organisation
Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz	Nach § 8 ArbSchG zusammenarbeiten, erforderliche Gefahreninformationen austauschen und Schutzmaßnahmen abstimmen. Informationswege vor Beginn klären.
Abstimmung zur Vermeidung möglicher gegenseitiger Gefährdung erforderlich	Nach § 6 DGUV Vorschrift 1 eine geeignete, fachkundige Person mit eindeutigem Koordinationsauftrag bestimmen.
Besondere Gefahren aus der Zusammenarbeit	Die koordinierende Person mit entsprechender Weisungsbefugnis ausstatten. Stopprecht, Entscheidungsgrenzen und Zuständigkeit für die Wiederaufnahme festlegen.
Keine gegenseitige Gefährdung durch räumliche oder zeitliche Wechselwirkungen	Die bloße Anwesenheit einer Fremdfirma begründet keine eigene Koordinatorenfunktion nach § 6. Andere Schutz-, Informations- und Unterweisungspflichten bleiben bestehen.

Kurzentscheidung: Arbeiten Personen verschiedener Unternehmen gleichzeitig oder nacheinander in Bereichen, in denen die Tätigkeit des einen Unternehmens Beschäftigte eines anderen gefährden kann? Wenn ja, müssen die Unternehmen zusammenwirken. Ist zur Vermeidung dieser möglichen gegenseitigen Gefährdung eine zentrale Abstimmung erforderlich, ist die koordinierende Person zu bestimmen.

Die aktuelle DGUV Information 215-830, Ausgabe Juli 2026, ordnet diesen Prozess für Werk- und Dienstverträge ein. Sie betont, dass Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten eindeutig geregelt werden müssen.

Zusätzliche Bestellpflichten: Bei der Verwendung von Arbeitsmitteln mit erhöhter Gefährdung für Beschäftigte anderer Arbeitgeber verlangt § 13 Absatz 3 BetrSichV ausdrücklich eine schriftliche Bestellung. Entsteht die erhöhte Gefährdung durch Gefahrstoffe, verlangt § 15 Absatz 4 GefStoffV ebenfalls einen Koordinator; dieser Absatz nennt selbst keine Schriftform. Beide Regelungen lassen die Verantwortung der Arbeitgeber bestehen.

Typische Fälle mit Koordinationsbedarf

• Instandhaltung oder Montage im laufenden Betrieb
• parallele Tätigkeiten mehrerer Fremdfirmen
• Abschalten, Freischalten oder Wiederinbetriebnehmen von Anlagen
• Heißarbeiten, Elektroarbeiten oder Eingriffe in Energiequellen
• Arbeiten in Höhen, engen Räumen oder explosionsgefährdeten Bereichen
• Gefahrstoff-, Kran-, Verkehrs- oder Logistikschnittstellen
• Reinigung oder Facility Services in Produktionsbereichen
• wechselnde Arbeitsbereiche, Abläufe oder Personen während des Auftrags

Die Gefährdungsbeurteilung entscheidet, nicht der Auftragswert, die Dauer oder die Zahl der Fremdfirmen allein. Auch ein kurzer Einsatz kann Koordination erfordern, wenn die mögliche gegenseitige Gefährdung erheblich ist.

Welche Aufgaben hat ein Fremdfirmenkoordinator?

Die Aufgabenbeschreibung muss zum konkreten Einsatz passen. Die koordinierende Person übernimmt keine pauschale Gesamtverantwortung für alle beteiligten Unternehmen. Sie steuert die vereinbarten Schnittstellen.

Phase	Aufgabe und Prüffrage
Vor dem Einsatz	Auftrag, Beteiligte, Arbeitsbereiche und Überschneidungen erfassen: Wer arbeitet wann, wo und womit?
Gefährdungen	Informationen zusammenführen und gemeinsame Schutzmaßnahmen abstimmen: Welche Tätigkeit kann wen gefährden?
Vorbereitung	Arbeitsfolge, Sperrungen, Freischaltungen, Erlaubnisscheine sowie Verkehrs- und Rettungswege koordinieren: Was muss vor dem Start wirksam sein?
Startbedingungen	Im vereinbarten Umfang prüfen, ob Ansprechpartner, Nachweise, örtliche Anweisungen und Freigaben vorliegen: Wer bestätigt welchen Punkt?
Durchführung	Schnittstellen beobachten, Änderungen mit Verantwortlichen bewerten und Maßnahmen nachsteuern: Stimmen Realität und Planung überein?
Störung oder Gefahr	Im Rahmen der Befugnis unterbrechen, Verantwortliche informieren und sichere Klärung veranlassen: Wer entscheidet über Stopp und Wiederaufnahme?
Abschluss	Bereichsrückgabe, Restgefahren, Sperrungen und offene Maßnahmen abstimmen: Was ist erledigt, was bleibt gesperrt?

Koordination ist keine pauschale Freigabeberechtigung. Wer beispielsweise eine Anlage elektrisch freischalten, eine technische Prüfung bestätigen oder einen Erlaubnisschein freigeben darf, muss gesondert feststehen. Der Koordinator führt diese Entscheidungen zusammen; er ersetzt die jeweils erforderliche Fachkunde und Beauftragung nicht.

Für die Vorbereitung liefert die Seite Anforderungen Arbeitsschutz Fremdfirmen eine auftragsbezogene Prüflogik. Der übergeordnete Ablauf von Auswahl bis Abschluss steht unter Fremdfirmen Arbeitsschutz.

Weisungsbefugnis: Was darf der Koordinator?

Eine Funktionsbezeichnung allein erzeugt keine wirksame Weisungsbefugnis. Der Auftraggeber und die beteiligten Unternehmen müssen festlegen, gegenüber wem die Person in welchen Situationen handeln darf.

Nach § 6 DGUV Vorschrift 1 ist die entsprechende Weisungsbefugnis ausdrücklich erforderlich, wenn besondere Gefahren aus der Zusammenarbeit abgewehrt werden müssen. Die DGUV Regel 100-001 beschreibt besondere Gefahr als eine Situation, in der ohne zusätzliche Maßnahmen ein schwerer Schaden sehr wahrscheinlich ist oder nicht mehr abgewendet werden kann.

Entscheidung	Nur mit klarer Regelung belastbar
unsichere Arbeit unterbrechen	Stopprecht, Adressaten und Auslösekriterien
Arbeitsfolge oder Zeitfenster ändern	Koordinationsumfang und betroffene Verantwortliche
Bereich sperren oder Freigabe zurückziehen	Zuständigkeit für Sperrung und Wiederfreigabe
zusätzliche Schutzmaßnahmen verlangen	fachlicher Rahmen und Eskalationsweg
Beschäftigte einer Fremdfirma anweisen	vertraglich und organisatorisch vereinbarte Weisungsbefugnis

Der Koordinator wird dadurch nicht automatisch disziplinarischer Vorgesetzter der Fremdfirmenbeschäftigten. Fachliche Leitung, Personalverantwortung und Verantwortung des jeweiligen Arbeitgebers bleiben bestehen. Bei Änderungen sollten die verantwortlichen Ansprechpartner der beteiligten Unternehmen einbezogen werden.

Bei unmittelbarer erheblicher Gefahr nicht auf eine Rückmeldung warten: Nach den festgelegten Notfallregeln Betroffene warnen, sich in Sicherheit bringen und Hilfe veranlassen, ohne sich selbst zu gefährden. § 9 ArbSchG verlangt entsprechende Vorkehrungen des Arbeitgebers; § 16 ArbSchG verpflichtet Beschäftigte zur unverzüglichen Gefahrenmeldung. Eine Lücke in der Erreichbarkeit ersetzt weder diese Regeln noch die vorab erforderliche Befugnisregelung.

Bestellung: schriftlich, eindeutig und bekannt

Für die Praxis sollte die Bestellung vor Arbeitsbeginn schriftlich vorliegen und allen Beteiligten bekannt sein. Wichtig ist die Rechtsgrundlage: § 6 DGUV Vorschrift 1 nennt selbst keine Form; § 13 Absatz 3 BetrSichV schreibt sie bei der oben beschriebenen erhöhten Gefährdung ausdrücklich vor. Die DGUV Information 211-006 ordnet die Bestellung wie eine Übertragung von Unternehmerpflichten ein und verlangt deshalb eine unverzügliche schriftliche Bestätigung. KomNet greift diese Aussage auf und erläutert die rechtzeitige Bekanntgabe.

Eine belastbare Bestellung oder Beauftragung sollte mindestens enthalten:

1. Auftrag, Standort, Arbeitsbereich und Geltungsdauer
2. beteiligte Unternehmen und verantwortliche Ansprechpartner
3. konkrete Koordinationsaufgaben
4. bekannte gegenseitige und besondere Gefährdungen
5. Befugnisse, Stopprecht und Entscheidungsgrenzen
6. Eskalations- und Meldewege
7. erforderliche Unterlagen, Freigaben und Nachweise
8. Stellvertretung und Übergaberegeln
9. Datum, Bekanntgabe und Bestätigung der Beteiligten

Bei wiederkehrenden Einsätzen kann eine dauerhafte Rollenbeschreibung sinnvoll sein. Der einzelne Auftrag braucht trotzdem einen klaren Bezug zu Einsatzbereich, Beteiligten, Gefährdungen und aktuellen Ansprechpartnern.

Beispiel: Übergabe der Koordination beim Schichtwechsel

Fiktiver Organisationsfall: Eine Montagefirma arbeitet in Halle 2, während Beschäftigte des Auftraggebers den angrenzenden Transportweg nutzen. Um 14 Uhr übernimmt die benannte Vertretung die Koordination. Ein offener Punkt betrifft die räumliche Trennung beider Tätigkeiten. Die Übergabe darf nicht nur aus einer Telefonnummer bestehen.

1. Zuständigkeit abgleichen: Abgebende und übernehmende Person halten Einsatzbereich, Beginn der Vertretung, Firmenkontakte und übertragene Befugnisse fest. Eine neue Person übernimmt nicht allein durch Entgegennahme der Unterlagen die Rolle.
2. Arbeitsstand übergeben: Aktuelle Arbeitsfolge, gesperrte Bereiche, vereinbarte Maßnahmen und noch ungeklärte Schnittstellen gemeinsam durchgehen. Im Beispiel bleibt die betroffene Arbeit unterbrochen, bis die vereinbarte Trennung geprüft und wirksam ist.
3. Entscheidungsgrenze benennen: Die zuständige Person prüft die Schutzmaßnahme; die ausdrücklich freigabeberechtigte Person entscheidet über die Wiederaufnahme. Die Vertretung darf diese Entscheidung nur treffen, wenn auch diese Befugnis und die erforderliche Fachkunde vorliegen.
4. Übernahme bekannt machen: Zeitpunkt, offene Punkte und nächsten Prüfschritt dokumentieren. Die verantwortlichen Ansprechpartner beider Unternehmen erhalten den aktuellen Kontakt und informieren ihre Beschäftigten.

Fehlt eine geeignete, befugte Vertretung, müssen die Arbeitgeber die weitere Durchführung sicher organisieren. Eine bloße Abwesenheitsnotiz reicht für Arbeiten mit notwendiger laufender Koordination nicht aus.

Qualifikation: geeignet und fachkundig

Es gibt keinen universellen Ausbildungsabschluss, der für jeden Fremdfirmenkoordinator vorgeschrieben ist. Die DGUV Regel 100-001 verlangt eine für die Aufgabe geeignete Person mit der erforderlichen Fachkunde. Die Auswahl ist zwischen den beteiligten Unternehmen abzustimmen; die Person kann aus einem der beteiligten Unternehmen stammen.

Zur Eignung gehören je nach Auftrag:

• Kenntnis der betrieblichen Anlagen, Bereiche und Entscheidungswege
• Verständnis der ausgeführten Tätigkeiten und möglichen Wechselwirkungen
• Fähigkeit, Gefährdungsinformationen zu bewerten und verständlich zusammenzuführen
• Kenntnis von Freigabe-, Sperr-, Notfall- und Rettungsverfahren
• ausreichende Erfahrung für die Komplexität und das Gefährdungsniveau
• Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
• tatsächlich nutzbare Befugnisse und ausreichend Zeit für die Aufgabe

Ein Kursnachweis ersetzt weder die betriebliche Einweisung noch fehlende Fachkunde für spezielle Arbeiten. Umgekehrt ist nicht für jeden einfachen Einsatz derselbe Lehrgang erforderlich. Für Kursinhalte, Formate und Auswahlkriterien ist die eigene Seite Fremdfirmenkoordinator Schulung zuständig.

Wer bleibt wofür verantwortlich?

Die Koordination verbindet Verantwortungsbereiche, sie löst sie nicht auf.

Rolle	Verantwortung und Grenze
Auftraggeber	Als Arbeitgeber betriebsspezifische Gefahren mitteilen, Zusammenarbeit organisieren und angemessene Anweisungen verifizieren. Übernimmt nicht sämtliche Arbeitgeberpflichten der Fremdfirma.
Auftragnehmer	Als Arbeitgeber eigene Tätigkeiten beurteilen, Qualifikation, Arbeitsmittel und Schutz seiner Beschäftigten sicherstellen. Standortregeln ersetzen diese Aufgaben nicht.
Koordinator	Übertragene Schnittstellen und Arbeitsabläufe abstimmen sowie Änderungen koordinieren. Nicht automatisch Vorgesetzter, Aufsichtsführender oder alleiniger Verantwortlicher.
Aufsicht	Bei Tätigkeiten mit besonderen Gefahren die Durchführung festgelegter Schutzmaßnahmen überwachen. Diese Aufgabe ist von der Koordination zu unterscheiden.
Fachkraft für Arbeitssicherheit	Arbeitgeber und verantwortliche Personen beraten. Übernimmt dadurch nicht automatisch die Koordination jedes Fremdauftrags.
SiGeKo	Bauvorhabenbezogene Aufgaben nach § 3 Baustellenverordnung wahrnehmen. Nicht automatisch für Fremdarbeiten im übrigen laufenden Betrieb zuständig.

Diese Abgrenzung verhindert zwei häufige Fehler: eine koordinierende Person ohne wirksame Befugnisse und einen Koordinator, dem pauschal alle Pflichten der beteiligten Unternehmen zugeschrieben werden.

Koordination, Einweisung und Unterweisung unterscheiden

Der Fremdfirmenkoordinator organisiert den Informationsfluss und prüft vereinbarte Schnittstellen. Er muss nicht automatisch jede Unterweisung selbst durchführen. Der Auftraggeber informiert über betriebs- und ortsspezifische Gefahren; der jeweilige Arbeitgeber bleibt für die Unterweisung seiner Beschäftigten verantwortlich.

Für die konkrete Durchführung und Dokumentation ist die Seite Sicherheitsunterweisung Fremdfirmen zuständig. Ein kompaktes Regelwerk für den Einsatz kann ergänzend als Arbeitsschutz Merkblatt für Fremdfirmen bereitgestellt werden.

Ablauf in sieben Schritten

1. Auftrag eingrenzen: Tätigkeit, Ort, Zeit, Firmen, Personen und Arbeitsmittel erfassen.
2. Schnittstellen ermitteln: räumliche, zeitliche, technische und organisatorische Wechselwirkungen prüfen.
3. Koordinator bestimmen: erforderliche Koordinationsrolle frühzeitig mit geeigneter Person besetzen; Bereich, Befugnisse, Vertretung und Eskalationswege bekannt machen.
4. Gefährdungen austauschen: betriebliche und tätigkeitsbezogene Informationen der Unternehmen unter Einbindung des Koordinators zusammenführen.
5. Maßnahmen abstimmen: Arbeitsfolge, Absperrungen, Freischaltungen, Freigaben, Notfallwege und jeweils entscheidungsberechtigte Personen festlegen.
6. Einsatz begleiten: Startbedingungen prüfen, Änderungen erfassen und Abweichungen bearbeiten.
7. Abschluss dokumentieren: Rückgabe, Restgefahren, aufgehobene Sperrungen, Ereignisse und offene Maßnahmen festhalten.

Die Koordination beginnt damit vor der ersten Tätigkeit und endet nicht mit der Startfreigabe. Besonders bei Planänderungen, Schichtwechseln oder Folgeaufträgen muss geprüft werden, ob die ursprüngliche Abstimmung noch trägt.

Welche Nachweise sind sinnvoll?

Die Dokumentation sollte eine Entscheidungskette zeigen, nicht nur einzelne PDFs sammeln.

• Auftrag, Zeitraum, Einsatzbereich und beteiligte Firmen
• benannte interne und externe Ansprechpartner
• Ergebnis der Schnittstellen- und Gefährdungsabstimmung
• Bestellung oder Beauftragung einschließlich Befugnissen
• Qualifikations-, Befähigungs- und Freigabenachweise
• verwendete Anweisungen, Merkblätter und Unterweisungsstände
• Erlaubnisscheine, Sperrungen und Wiederfreigaben
• Kontrollen, Änderungen, Abweichungen und Ereignisse
• Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen
• Rückgabe oder Abschlussbestätigung

Auftragsbezug, Version und Zeitpunkt müssen erkennbar bleiben. Nur dann lässt sich später nachvollziehen, welche Regeln für welche Personen und Tätigkeiten galten.

Gehalt und Berufsbild kurz eingeordnet

Fremdfirmenkoordinator ist häufig eine zusätzliche Funktion von Führungskräften, Instandhaltungs-, Projekt-, Facility- oder Arbeitsschutzverantwortlichen. Ein einheitliches Berufsbild mit fester Gehaltstabelle gibt es deshalb nicht. Vergütung hängt insbesondere von Hauptberuf, Branche, Tarifbindung, Erfahrung, Standort, Gefährdungsniveau und Umfang der übertragenen Verantwortung ab.

Wer Stellen oder Vergütungen vergleicht, sollte prüfen, ob tatsächlich eine eigenständige Vollzeitfunktion gemeint ist oder eine Zusatzaufgabe innerhalb einer anderen Stelle.

Welche Seite gehört zu welcher Suchabsicht?

Dieser Leitfaden beantwortet Fragen zur Rolle des Koordinators. Für die Umsetzung einzelner Teilaufgaben helfen diese weiterführenden Seiten:

• Vollständiger Prozess des Fremdfirmeneinsatzes: Fremdfirmen Arbeitsschutz
• Anforderungen vor der Beauftragung und dem Start: Anforderungen Arbeitsschutz Fremdfirmen
• Kurswahl, Lerninhalte und Nachweis: Fremdfirmenkoordinator Schulung
• Konkrete Einweisung und Unterweisungsnachweis: Sicherheitsunterweisung Fremdfirmen
• Editierbare Unterweisungsdatei: Unterweisung Fremdfirmen Vorlage Word
• Auswahl und Prüfung digitaler Firmen-, Auftrags- und Freigabeprozesse: Fremdfirmenmanagement Software

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot unterstützt Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen mit Fristen und Status, PDF-Exporte sowie die Dokumentation von Unterweisungsständen durch Workspace-Verantwortliche. Diese Funktionen können Teile der Arbeitsschutzdokumentation unterstützen. Ein vollständiges Fremdfirmenportal mit auftragsbezogenen Arbeitsfreigaben oder Zutrittssteuerung wird damit nicht zugesagt; Mitarbeiter-Einladungen und selbstständige Bestätigungen sind noch nicht im Kauf enthalten.

Eine Software bestimmt jedoch nicht selbst, ob eine gegenseitige oder besondere Gefährdung vorliegt. Diese Bewertung und die Auswahl einer geeigneten, fachkundigen Person bleiben betriebliche Aufgaben. Bei vielen wiederkehrenden Einsätzen vertieft die Seite Fremdfirmenmanagement Software den digitalen Prozess.

Quellenstand und Grenzen

Redaktionell überarbeitet am 5. Oktober 2026. Grundlage sind § 8 ArbSchG, § 6 DGUV Vorschrift 1 mit den Erläuterungen der DGUV Regel 100-001, § 13 BetrSichV, § 15 GefStoffV und § 3 BaustellV. Die DGUV Information 215-830 liegt laut Herausgeber in der Ausgabe Juli 2026 vor. Die DGUV Information 211-006 und die KomNet-Antwort ergänzen die schriftliche Bestellung und Bekanntgabe. Das Übergabebeispiel ist eine fiktive Arbeitshilfe, kein dokumentierter Kundenfall.

Die Seite ersetzt keine Rechtsberatung und keine auftragsbezogene Gefährdungsbeurteilung. Für besondere Arbeiten, Baustellen, komplexe Anlagen oder unklare Verantwortlichkeiten sollten die zuständigen Führungskräfte, die Fachkraft für Arbeitssicherheit und weitere erforderliche Fachkundige einbezogen werden.