Vor dem Start klären

Legen Sie fest, für welche Standorte und Arbeitsbereiche Sie das Verzeichnis aufbauen, wer Informationen liefert und wo die verbindliche Arbeitsfassung liegt. Beginnen Sie mit vorhandenen Unterlagen, aber behandeln Sie diese nicht ungeprüft als vollständigen Betriebsbestand.

Der Schwerpunkt hier ist die Erstellung der Liste aus ermittelten Daten. Den Abgleich von Begehung, Einkauf und Dokumentenbestand beschreibt Gefahrstoffkataster erstellen. Die allgemeine Pflicht und die Aussagegrenzen erklärt Gefahrstoffverzeichnis. Die Namen bezeichnen häufig dieselbe Übersicht; diese Aufteilung der Anleitungen begründet keine zwei Registerpflichten.

Vorab klären: Die Ausnahme bei geringer Gefährdung ergibt sich aus der Beurteilung der konkreten Tätigkeiten, nicht aus Betriebsgröße oder Gebindezahl. Nach § 6 Absätze 12 und 13 GefStoffV sind Eigenschaften, Menge, Exposition und Arbeitsbedingungen gemeinsam maßgeblich; die allgemeinen Schutzmaßnahmen müssen ausreichen.

In 7 Schritten erstellen

Diese sieben Arbeitsschritte lassen sich in drei Phasen bündeln: Informationen sammeln, Einträge aufbauen und die Nutzung organisieren. Sie sind eine redaktionelle Arbeitshilfe, keine gesetzlich vorgeschriebene Projektmethode.

  1. Umfang festlegen: Benennen Sie Bereiche und Ansprechpartner; notieren Sie ausdrücklich noch nicht geprüfte Teilbereiche.
  2. Ermittelte Stoffe zuordnen: Verbinden Sie Produkt- oder Stoffidentität mit dem tatsächlichen Einsatz. Berücksichtigen Sie auch entstehende Gefahrstoffe.
  3. Quellen prüfen: Ordnen Sie die passenden aktuellen Dokumente zu und halten Sie ungeklärte Widersprüche fest.
  4. Mindestangaben ergänzen: Führen Sie Stoffinformationen und betriebliche Mengen- und Arbeitsbereiche zusammen.
  5. Rückfragen schließen: Lassen Sie fehlende oder widersprüchliche Angaben nachvollziehbar klären, statt sie zu schätzen.
  6. Bereitstellung testen: Prüfen Sie Lesbarkeit, Dokumentenzugriff und die tatsächlich verwendete Fassung.
  7. Verantwortung für Änderungen übergeben: Vereinbaren Sie Meldeweg, Bearbeitung und Vertretung.

Planen Sie fachliche Entscheidungen parallel ein. Nach § 7 Absatz 1 GefStoffV dürfen Tätigkeiten erst nach Gefährdungsbeurteilung und Umsetzung der erforderlichen Schutzmaßnahmen beginnen. Ein noch laufendes Verzeichnisprojekt verschiebt diesen Zeitpunkt nicht.

Schritt 1: Stoffe aufnehmen

Übernehmen Sie aus der Ermittlung nicht nur Handelsnamen, sondern auch den Bezug zum Arbeitsbereich. Fragen Sie bei unklaren Einträgen nach: Wird das Produkt tatsächlich eingesetzt, nur gelagert oder entsteht der Gefahrstoff erst im Verfahren? Ein Sicherheitsdatenblatt im Ordner beantwortet diese Frage nicht.

Nutzen Sie eindeutige interne Kennungen, damit Rückmeldungen dem richtigen Eintrag zugeordnet bleiben. Unterschiedliche Schreibweisen desselben Produkts sollten erst nach Identitätsprüfung zusammengeführt werden. Bei einem Einsatz in mehreren Bereichen müssen diese Zuordnungen erhalten bleiben.

Die BGW empfiehlt, vorhandene betriebliche Listen zu ergänzen, statt zwingend neu zu beginnen. Eine Einkaufsliste allein übersieht jedoch beispielsweise entstehende Stäube. Solche Fälle brauchen geeignete Informationen und eine fachliche Einordnung.

Schritt 1a: Verantwortliche festlegen

Vereinbaren Sie vor dem ersten Rücklauf, wer welche Auskunft bestätigen kann:

  • Einkauf oder Lieferantenkontakt: Produktidentität, Beschaffungsunterlagen und Dokumentenanforderungen.
  • Arbeitsbereich: tatsächlicher Einsatz, Mengenbezug und Orte möglicher Exposition.
  • Bearbeitung: Einträge zusammenführen, Quellen zuordnen und Rückfragen verfolgen.
  • Fachkundige Unterstützung: unklare Gefahren und die tätigkeitsbezogene Beurteilung.

Diese Rollenverteilung ist ein Organisationsvorschlag. Eine Person kann mehrere Aufgaben übernehmen, sofern sie dafür geeignet ist. Der Arbeitgeber bleibt für die Organisation verantwortlich. Die Fachkundeanforderung an die Gefährdungsbeurteilung nach § 6 Absatz 11 ist nicht mit der Erlaubnis zur Dateneingabe gleichzusetzen.

Schritt 2: Sicherheitsdatenblätter prüfen

Prüfen Sie zuerst die Zuordnung, dann den Inhalt. Gehört das Sicherheitsdatenblatt, kurz SDB, zum tatsächlich verwendeten Produkt und seiner Variante? Liegt eine aktuelle Fassung vor? Gibt es offensichtliche Lücken oder Widersprüche? TRGS 400 Nummer 5.1 verlangt diese Plausibilitätsprüfung und erforderlichenfalls eine Korrekturanforderung beim Lieferanten.

Halten Sie Herkunft, Dokumentenstand und Ergebnis der Prüfung getrennt fest. „PDF erhalten“ bedeutet noch nicht „Angaben geprüft“. Auch ein automatischer Import darf Produktdaten nicht ohne Kontrolle mit einem ähnlich benannten Eintrag verbinden.

Nicht für jeden Gefahrstoff ist ein SDB vorgeschrieben. Fehlt eine solche Bereitstellungspflicht, sind andere geeignete Informationen zu beschaffen. Lassen Sie nicht einfach eine leere Zelle als „keine Gefahr“ stehen. Die vertiefte Auswertung behandelt Sicherheitsdatenblatt für Gefahrstoffe.

Schritt 2a: Mindestangaben befüllen

Der gesetzliche Kern besteht aus fünf Angaben: Bezeichnung, Einstufung oder gefährliche Eigenschaften, verwendete Mengenbereiche, Arbeitsbereiche mit möglicher Exposition und SDB-Verweise. Die genaue Ausfülllogik steht unter Gefahrstoffverzeichnis: Inhalt.

Prüfen Sie bei der Übertragung besonders den Quellenwechsel: Das SDB liefert Stoffinformationen. Mengenbereiche und Arbeitsbereiche müssen aus Ihrem Betrieb kommen. Eine auf dem Etikett genannte Gebindegröße ist nicht automatisch die verwendete Menge; ein Lagerfach beschreibt nicht automatisch den Expositionsbereich.

Verwenden Sie einheitliche Einheiten und verständliche Bereichsbezeichnungen. Ergänzende Felder für Bearbeitung, Termin oder Lagerort dürfen den Mindestkern nicht verdecken. Piktogramme und P-Sätze allein ersetzen die Einstufung oder Beschreibung gefährlicher Eigenschaften nicht.

Schritt 2b: Vorlage kontrolliert nutzen

Legen Sie eine eigene Betriebsfassung an. Entfernen Sie fremde Beispielwerte aus dieser Arbeitskopie und prüfen Sie auch vorbelegte Auswahlfelder. Die Vorlagenauswahl hilft beim Format; ein ausgefülltes Muster erläutert die Eintragslogik. Beide ersetzen keine Betriebsdaten.

Fiktiver Rücklauf für Eintrag R-017: Die Bearbeitung erhält drei unterschiedliche Antworten auf offene Fragen. So könnte sie die Antworten behandeln:

Rückmeldung Was vor dem Abschluss zu klären ist
„Menge: 20“ Einheit und Bezug fehlen. Die zuständige Person muss die verwendete Größe erklären und belegen; nicht eigenständig Liter oder Jahresverbrauch ergänzen.
„SDB wurde geschickt“ Eingang allein genügt nicht. Das richtige Dokument muss zugeordnet, erreichbar und auf erkennbare Unstimmigkeiten geprüft sein.
„Wie in Bereich A“ Bereich B muss seinen tatsächlichen Einsatz bestätigen. Eine Kopie darf Unterschiede der Arbeitsbedingungen nicht verdecken.

Führen Sie Rückfragen mit Eintragskennung, betroffenem Feld, zuständiger Person und benötigter Auskunft. Dokumentieren Sie, wodurch die Frage beantwortet wurde. Ein abgehakter Termin ohne Antwort schließt keine Informationslücke. Dieses Beispiel zeigt Bearbeitung, keine chemische Bewertung.

Rechtssicher erstellen heißt aktuell halten

Ein fertiges Dokument bietet keine pauschale Rechtssicherheitsgarantie. Es braucht einen festgelegten Stand und einen funktionierenden Änderungsweg. Nach TRGS 400 Nummer 5.8 ist das Verzeichnis aktuell zu halten.

Legen Sie beim Start bereits fest, an wen neue Produkte, geänderte Verwendungen und neue Dokumente gemeldet werden. Die BGW empfiehlt zusätzlich eine jährliche Aktualitätsprüfung; sie ersetzt keine anlassbezogene Bearbeitung. Einen allgemeinen gesetzlichen Jahresrhythmus für das Verzeichnis darf man daraus nicht ableiten.

Übergeben Sie auch offene Fragen mit ihrer Bedeutung. Eine ausstehende Formatkorrektur ist anders zu behandeln als eine ungeklärte Gefahrenangabe. Den laufenden Pflegeablauf nach der Erstellung vertieft Gefahrstoffkataster.

Schritt 3: Folgeprozesse verbinden

Verbinden Sie Einträge mit der passenden Gefährdungsbeurteilung für Gefahrstoffe. Kontrollieren Sie den Geltungsbereich der verknüpften Beurteilung: Behandelt sie wirklich die vorhandene Tätigkeit? Ein Dateilink ist kein Beleg dafür, dass die notwendige Prüfung stattgefunden hat.

Nach § 14 GefStoffV sind Betriebsanweisung und mündliche Unterweisung eigenständige Aufgaben. Eine hochgeladene Datei ist keine durchgeführte Unterweisung. Die inhaltliche Umsetzung erläutert Betriebsanweisung Gefahrstoffe.

Testen Sie vor der Bereitstellung den tatsächlichen Leseweg: Eine betroffene Person sucht einen Stoff ihres Bereichs und findet die zugehörigen Informationen. Funktionieren Berechtigung, Link und Papierablage auch ohne Hilfe der bearbeitenden Person?

Nach TRGS 555 Nummer 4 ist der Zugang zu Verzeichnis und erforderlichen SDB sicherzustellen. Die ausdrückliche Verzeichnis-Zugangsregel umfasst Bezeichnung, Gefahrenangaben, Arbeitsbereich und SDB-Verweis, nicht den Mengenbereich. Mengen bleiben trotzdem Pflichtinhalt. Machen Sie den Zugangsweg in der Unterweisung bekannt.

Typische Fehler beim Erstellen

  • Alle PDFs importiert, daher vollständig: Prüfen Sie, ob die Dokumentensammlung den tatsächlichen Betrieb abbildet. Dateizahl und Stoffbestand sind verschiedene Größen.
  • Leeres Feld durch „nicht zutreffend“ ersetzt: Dieser Vermerk braucht eine Grundlage. „Noch nicht ermittelt“ darf nicht unsichtbar werden.
  • Mehrere Abteilungen bearbeiten Kopien: Sammeln Sie Rückmeldungen in der festgelegten Arbeitsfassung; halten Sie widersprüchliche Antworten zur Klärung offen.
  • Nur das Administratorkonto getestet: Wiederholen Sie die Suche mit der vorgesehenen Leserolle.
  • Verzeichnis freigegeben, deshalb Tätigkeit freigegeben: Halten Sie Datenprüfung und fachliche Beurteilung auseinander.

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot unterstützt Gefährdungsbeurteilungen sowie Maßnahmen mit Fristen, Status und dokumentierten Versionen. Damit lassen sich Arbeitsschutzaufgaben nachverfolgen, die aus der Erstellung entstehen.

Ein spezialisierter Verzeichniseditor, automatischer SDB-Import oder vollständiger Gefahrstoffverzeichnis-Export wird hier nicht zugesagt. Prüfen Sie vor der Werkzeugwahl, wo die Stoffliste und ihre Quellen geführt werden sollen. Die Software übernimmt nicht die fachliche Entscheidung über eine Tätigkeit.

Offizielle Quellen und Einordnung

Diese Anleitung wurde am 27. September 2026 mit KI-Unterstützung anhand der verlinkten GefStoffV, TRGS 400, TRGS 555 und BGW-Hinweise redaktionell überarbeitet. Arbeitsschritte, Rollenverteilung und Rücklaufbeispiel sind eigene Organisationshilfen, keine amtlichen Formulare oder realen Kundenfälle.

Die Prüfung ersetzt keine unabhängige fachkundige Freigabe und keine individuelle Rechtsberatung. Unklare Stoffeigenschaften, Tätigkeiten oder Schutzmaßnahmen benötigen passende Fachkunde. Das ursprüngliche Veröffentlichungsdatum bleibt erhalten.